I gruppi di spesa

Il livello più alto di classificazione delle spese che i dipendenti possono rendicontare in Smart Expense è quello dei gruppi di spesa. L'impostazione automatica di Smart Expense crea le seguenti voci:

• Viaggi e Trasferte

• Rappresentanza

• Corsi e Formazione

• Piano di Welfare

• Spese Aziendali

• Spese Personali

Viaggi e Trasferte

In questo gruppo di spesa l'utente dovrà classificare tutte le spese personalmente sostenute durante un viaggio o in generale in occasione di una trasferta. Quindi ogni volta che il dipendente si trova a svolgere delle attività lavorative fuori dalla sede aziendale e sostiene delle spese, pagate in proprio o con mezzi aziendali, deve creare una spesa che appartiene a questo gruppo.

Rappresentanza

In questo gruppo devono essere inserite tutte le spese che il dipendente sostiene per lavoro a favore di altre persone non appartenenti alla sua stessa azienda. Queste spese vengono per lo più sostenute dal dipendente che si trova in trasferta, ma per la loro natura devono essere rendicontate in modo separato e distinto dalle spese che il dipendente in trasferta sostiene solo per sé.

Le spese di rappresentanza (e di ospitalità) inserite in questo gruppo devono essere indicate nella loro totalità. Tipicamente si tratta di pranzi offerti a clienti e/o fornitori, che per il fatto di qualificarsi come spese di rappresentanza non possono essere distinte nella quota parte del dipendente e nella quota parte dell'ospite.

Corsi e formazione

Nel caso in cui il dipendente partecipi ad un corso di formazione (fuori sede o tramite web meeting) è opportuno che l'azienda richieda di indicare in questo gruppo tutte le spese sostenute per il viaggio, il vitto, l'alloggio ed ogni altro tipo di esborso.

Piano di welfare

Spese Aziendali

Spese Personali