La gestione degli eventi

In questo capitolo vediamo come creare gli eventi e come si possono gestire le associazioni tra le spese e gli eventi. Ma prima di entrare nel dettaglio, spieghiamo la logica e l'utilità derivante dalla gestione (facoltativa) degli eventi.

Definizione di evento

Un evento è un contenitore in cui raggruppiamo delle spese. Tutto qui.

Fare ordine nelle spese

La prima ragione per cui può essere utile raggruppare le proprie spese per eventi è quello di fare ordine. Facciamo un esempio: partecipi ad una fiera commerciale di tre giorni in un comune diverso dalla sede aziendale, fai il viaggio in treno, alloggi in albergo, prendi dei taxi, inviti a pranzo dei clienti potenziali e acquisti in loco dei materiali che servono per lo stand fieristico. In soli tre giorni accumuli almeno una decina di spese, che sono tutte relative ad un unico "evento": la tua partecipazione in fiera. Le spese sostenute devono necessariamente essere inserite una ad una in Smart Expense, ma nel momento in cui hai completato l'inserimento di ogni spesa (o di tutte le spese) puoi fare ordine associando queste spese all'evento "Partecipazione in Fiera".

Nel momento in cui vorrai compilare la nota spese, ti sarà poi sufficiente inserire il solo evento "Partecipazione in Fiera" e con un solo click avrai importato in nota spese tutte le spese riferite alla fiera a cui hai partecipato.

Rafforzare l'inerenza delle spese

Oltre che per ragioni gestionali, da un punto di vista fiscale le spese rimborsate ai dipendenti o comunque sostenute dai dipendenti con mezzi di pagamento aziendali devono essere state effettivamente motivate da ragioni di lavoro. O anche, per meglio dire, devono essere "inerenti" all'attività di impresa.

Se è pur vero che dall'analisi della singola spesa è probabilmente possibile risalire, anche attraverso altre fonti informative (autorizzazioni, corrispondenza, foglio presenze, ecc.), alla ragione di business che sta alla base delle spese stesse, il solo fatto di raggruppare le spese in eventi lavorativi facilita la dimostrazione dell'inerenza.

Basti pensare ad un evento dal titolo "Trasferta per riunione a Roma" o "Corso di formazione a Verona" con specifiche date di inizio e fine e contenente l'indicazione della città di destinazione: viene data immediatamente evidenza del fatto che tutte le spese associate a questo evento sono "inerenti" ad una attività lavorativa.