Spese di lavoro - completo
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Quando richiesto dal set-up aziendale, oltre i tre passaggi di inserimento dell spesa base viene chiesto di procedere con il completamento dei dati aggiuntivi relativi alla data di competenza, alla località di spesa ed agli ospiti aziendali (in caso di spesa di rappresentanza)
In alcuni casi la data di pagamento della spesa potrebbe non coincidere con la data in cui la spesa è stata sostenuta. Pensiamo ad esempio all'acquisto online della biglietteria ferroviaria in una data diversa da quella del biglietto o del viaggio. Oppure al pagamento anticipato di un hotel o di un auto a noleggio. In questi casi la data di pagamento è un'informazione importante ma serve anche conoscere la data di competenza della spesa.
Per questo, se l'amministrazione aziendale è interessata a conoscere queste informazioni, si può attivare l'opzione di completamento dati e Smart Expense chiederà anche questa informazione.
Nel caso in cui all'unica spesa sono state assegnate più classificazioni, è possibile attribuire una data di competenza unica oppure indicare date di competenza diverse per ciascuna classificazione.
Avendo citato il caso dell'hotel, dobbiamo aggiungere che oltre alla gestione della data di competenza è anche possibile indicare il periodo di competenza della spesa quando ha una durata di più giorni. Il caso tipico è appunto quello del soggiorno alberghiero per il quale si paga il conto in un determinato giorno ma i servizi fruiti coprono un numero maggiore di giorni.
Conoscere la località in cui è stata sostenuta la spesa è molto utile sia per ragioni gestionali che per ragioni d carattere fiscale. Fornire questo dato in Smart Expense è molto semplice in quanto viene solo richiesto di indicare un indirizzo o una città nel capo di ricerca collegato a Google Maps.
Nel caso in cui la spesa di riferimento sia una spesa di trasporto, viene richiesto di indicare la tratta percorsa con il punto di partenza ed il punto di arrivo.
Solo quando la spesa è stata classificata di rappresentanza, nei dati avanzati verrà richiesto di indicare gli ospiti esterni all'azienda che hanno beneficiato dei servizi offerti. Tipicamente si tratta di spese per pranzi e cene, per le quali la normativa fiscale richiede di conoscere i nominativi di tutti i partecipanti, il ruolo aziendale e l'azienda di appartenenza.
Quando il tipo documento è una fattura, nei dati avanzati viene richiesto di compilare le informazioni aggiuntive relative al fornitore ed all'imposta (che in molti casi è detraibile per l'azienda).
La prima informazione da inserire è relativa ai dati di intestazione della fattura. Si tratta della partita iva del fornitore, della ragione sociale, del suo indirizzo nonché della data e del numero della fattura.
Una volta inseriti i dati di intestazione fattura, occorre procedere con l'inserimento dei dettagli iva. Si tratta di un'operazione molto semplice, in quanto Smart Expense propone le voci di spesa indicate e per ciascuna di essere la selezione dell'aliquota iva applicata dal fornitore. I calcoli dei totali e dello scorporo dell'imposta vengono fatti automaticamente.
Al termine di quest'ultima richiesta di informazioni (se necessaria), è possibile confermare la spesa.
La data di competenza o il periodo di competenza delle spese sostenute, oltre ad avere una valenza di tipo contabile e gestionale, assume anche rilevanza ai fini fiscali in modo particolare sotto il profilo della deducibilità dei costi di trasferta dai redditi di impresa. Per i rimborsi a piè di lista infatti esiste un limite giornaliero alla deducibilità delle spese di vitto e alloggio da parte dell'azienda, fissato in € 180,76 per le trasferte nazionali e di € 258,23 per le trasferte all'estero. E' evidente che nel caso in cui il dipendente riporti in nota spese la sola data di pagamento della spesa (si pensi al conto dell'albergo per soggiorni superiori ad una notte in cui sono presenti anche addebiti per pranzi e cene), non sarebbe possibile suddividere con immediatezza il costo sostenuto per i giorni di trasferta in modo tale da calcolare con semplicità le quote deducibili e indeducibili dai redditi di impresa.
La località di spesa assume rilevanza ai fini fiscali sia sotto il profilo dei redditi di lavoro dipendente che sotto il profilo dei redditi di impresa. Per quanto riguarda gli aspetti relativi al reddito del dipendente, ai fini fiscali sono esenti da imposizione solo le spese sostenute al di fuori del comune sede di lavoro, con la sola eccezione delle spese di trasporto sostenute nel comune sede di lavoro se documentate tramite giustificativi emessi dal vettore (ad esempio biglietti dei mezzi pubblici o ricevute dei taxi). Sul fronte dei redditi di impresa abbiamo già visto come la differenziazione tra spese per trasferte nazionali ed estero sia rilevante ai fini del calcolo delle quote di deducibilità ai fini IRES.
In conclusione, per quanto sia possibile predisporre ed inviare in amministrazione le note spese senza le informazioni aggiuntive indicate, sul presupposto che in caso di verifiche da parte dell'Amministrazione Finanziaria questi dati si possano ottenere attraverso l'esame dei giustificativi di spesa o tramite altre fonti gestionali, è del tutto preferibile richiedere direttamente all'utente di integrare i dati minimi di spesa con queste informazioni aggiuntive.
