Come creare una spesa

Dal menù Spese, cliccando sul pulsante + verde, si accede all'inserimento di una nuova spesa. Prima dell'inserimento dati vero e proprio viene richiesto di indicare la categoria di spesa principale.

Spese - Scegli la Categoria

le categorie di spesa proposte sono quello create automaticamente da Smart Expense. I vari passaggi di inserimento delle spese sono uguali per tutte le categorie di spesa, ad eccezione del rimborso chilometrico che segue un percorso diverso (non trattato in questa sezione).

Crea spesa - step 1)

Una volta selezionata una categoria di spesa, viene richiesto di effettuare l'upload di un documento di spesa. Se si usa il computer dovrà essere effettuata una scansione, mentre da smartphone è possibile accedere direttamente alle foto del device.

Il tipo documento può essere solo "scontrino" o "fattura". Per proseguire senza caricare il documento occorre indicare l'opzione "giustificativo smarrito".

Crea spesa - step 2)

Il secondo passaggio richiede di indicare la data in cui è avvenuto il pagamento della spesa, l'importo speso e la modalità di pagamento.

Nel caso di spese sostenute in valuta, occorre indicare il codice a tre lettere della valuta di pagamento (ad es. USD per i dollari americani). Smart Expense proporrà automaticamente il cambio del giorno indicato nella data di pagamento (modificabile dall'utente).

Le modalità di pagamento proposte sono "contanti" o "prepagato". Tutte le spese effettuate dall'utente con denaro proprio devono essere indicate come "contanti", indipendentemente dal fatto che sia stata usata una carta di credito o di debito personale. Le spese pagate in "contanti" sono quelle che vengono rimborsate al dipendente, mentre le spese "prepagate" sono quello sostenute dall'azienda e che non danno diritto ad un rimborso (ma devono ugualmente essere rendicontate).

Crea spesa - step 3)

Il terso ed ultimo passaggio dell'inserimento di base della spesa è relativo alla classificazione della spesa, in base alla categoria, alla tipologia ed al gruppo di appartenenza.

se per stessa spesa è riferita a più classificazioni, è sufficiente indicare un importo parziale nella prima classificazione e verrà proposto l'inserimento di un ulteriore classificazione.

Poiché Smart Expense è impostato di default con l'opzione "Completa Spese" non attivata, al termine dell'inserimento dei dati di base la spesa viene chiusa e risulterà in "bozza". La spesa salvata in bozza sarà disponibile per essere associata ad un evento o inserita in una nota spese.