Ruolo del primo utente
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All'utente che crea una nuova azienda viene assegnato il ruolo di amministratore della piattaforma.
Il ruolo di amministratore prevede che l'utente possa accedere alla sezione di set-up e intervenire sulle impostazioni di default del sistema (contrariamente al ruolo del dipendente che accede alla sezione di set-up con limitazioni).
Il menù delle configurazioni permette all'utente amministratore di accedere alle classi di spesa, alla mappatura del piano dei conti ed alle opzioni di spesa.
Smart Expense crea automaticamente per ogni azienda le tabelle di classificazione delle spese che gli utenti possono inserire, secondo una struttura a tre livelli che include le tipologie di spesa, le categorie di spesa ed i gruppi di spesa.
Per fare un esempio, la tipologia di spesa "Pranzo" appartiene alla categoria "Vitto". A sua volta la categoria "Vitto" appartiene a vari gruppi di spesa: "Viaggi e Trasferte", "Rappresentanza", "Corsi e Formazione" e "Spese Personali". Questa classificazione permette di guidare l'inserimento delle spese in modo corretto e coerente con la natura e la destinazione della spesa sostenuta.
Le classi di spesa sono disponibili in sola visualizzazione, ma per i piani a pagamento è possibile fare delle personalizzazioni contattando la nostra assistenza tecnica.
Anche la mappatura contabile viene creata automaticamente da Smart Expense per ogni azienda, ma in questo caso è possibile (anzi è consigliato) personalizzare l'attribuzione delle voci di spesa al proprio piano dei conti aziendali.
Le logiche di mappatura contabile prevedono che all'interno di ogni gruppo di spesa (es. Viaggi e Trasferte) per ogni categoria di spesa (es. Alloggio) sia assegnato un mastro contabile seguendo le indicazioni della sezione contabile di assegnazione (es. Dare di Conto Economico).
Apposite sezioni permettono di indicare anche i conti da assegnare come contropartita delle voci di pagamento e con partita di giro dell'IVA a credito.
La configurazione delle opzioni di spesa è interamente affidata alle scelte ragionate dell'azienda ed in particolare dell'amministrazione aziendale che è responsabile del rispetto della normativa fiscale. Alla creazione dell'azienda non viene attivata di default alcuna opzione di spesa. Ma vediamo di cosa si tratta in sintesi.
Le informazioni che vengono richieste all'utente in fase di inserimento di ogni spesa possono essere integrate con maggiori dati relativi alle date di competenza della spesa, alla località in cui è stata sostenuta la spesa ed alla presenza di ospiti in caso di spese di rappresentanza.
le date di competenza: nell'inserimento di base delle spese viene richiesto di indicare la data del pagamento, ma a volta questa data non corrisponde alla data in cui la spesa è stata effettivamente sostenuta o i servizi relativi sono stati resi; è il caso ad esempio del pagamento del conto di un hotel, che avviene al termine del soggiorno ma è riferito ad un periodo di vari giorni precedenti; se l'azienda ha interesse a conoscere questa informazione ai fini contabili e fiscali, deve attivare l'opzione che chiede all'utente di "completare" i dati di spesa;
la località: i dati di base delle spese non prevedono la richiesta di una importante informazione come la località in cui è stata sostenuta la spesa; questa informazione è utile (se non necessaria) sia ai fini del controllo interno che ai fini fiscali; attivando l'opzione "completa le spese" viene sempre richiesta.
gli ospiti: quando vengono sostenute delle spese di rappresentanza, è importante conoscere il numero degli ospiti e le loro generalità (inclusa l'azienda di appartenenza ed il loro ruolo lavorativo); anche in questo caso, selezionando l'opzione "completa spese" questa informazione viene richiesta ogni qual volta la spesa appartiene al gruppo di rappresentanza.
