Spese di lavoro - base
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In questo capitolo vediamo i contenuti richiesti per l'inserimento dei dati di base. Questi dati sono le informazioni minime necessarie per rendicontare una spesa e sono sempre richiesti.
Il primo step di creazione della spesa è stato descritto nella sezione "", a cui rimandiamo. In questo capitolo vediamo alcune particolari funzionalità collegate al caricamento del documento di spesa.
Il giustificativo di spesa può essere caricato sia da computer che, ovviamente, da smartphone. Se si utilizza uno smartphone, è possibile fare una foto del documento e caricarlo sulla piattaforma.
Dopo avere caricato il documento, è possibile ruotarlo di 90° (anche più volte) in modo tale da avere un allegato che risulti in posizione leggibile per gli utenti. La rotazione dell'immagine è possibile solo in fase di inserimento spesa.
Se per una determinata spesa l'utente è in possesso di più documenti (ad esempio la fattura dell'hotel ed dettaglio delle consumazioni), è possibile aggiungere ulteriori file alla pesa.
La navigazione tra i documenti caricati avviene tramite la barra inferiore del riquadro immagine.
Ogni documento caricato può sempre essere eliminato in fase di inserimento della spesa.
Se non ci sono documenti allegati, per proseguire è obbligatorio selezionare l'opzione di "giustificativo smarrito".
regola fiscale Italiana: le spese non documentate inserite in rimborso a piè di lista sono sempre tassate in capo al dipendente, tranne il caso delle spese varie analiticamente attestate di importo giornaliero inferiore ad € 15,49 per l'Italia e ad € 25,82 per l'Estero.
Ad ulteriore specificazione delle modalità di inserimento dei di pagamento, ricordiamo che:
codice valuta: la valuta proposta è sempre l'euro. Se il pagamento avviene in una valuta diversa dall'euro è possibile digitare nel campo della valuta il codice a 3 cifre corrispondente alla valuta utilizzata ed inserire l'importo pagato (che verrà convertito in euro al tasso di cambio del giorno del pagamento); il tasso di cambio proposto può essere modificato manualmente dall'utente.
importo pagato: si tratta dell'importo totale pagato nella valuta indicata e deve essere sempre uguale all'importo totale del documento giustificativo a supporto della spesa.
data pagamento: occorre indicare la data del pagamento sia per le spese sostenute in contanti che tramite carta di credito; nel caso di spese prepagate dall'azienda occorre indicare la data in cui si è conclusa la prestazione (ad esempio per un noleggio auto a breve termine) e in cui si entra in possesso del documento di spesa (ad esempio la consegna del conto dell'albergo); non sempre la data di pagamento coincide con la data di competenza della spesa.
modalità di pagamento: è possibile scegliere tra contanti, prepagato dall'azienda e carta di credito aziendale (in questo caso una carta deve essere stata preventivamente associata all'utente).
Per gestire la classificazione multipla di una spesa è sufficiente indicare che l'importo riferito ad una classificazione è inferiore all'importo totale pagato. In questo caso compare l'opzione che chiede se si intende suddividere la spesa o se invece l'utente vuole correggere l'importo in modo da farlo coincidere con il pagamento.
In caso di suddivisione della spesa, viene proposta una nuova maschera di classificazione in cui deve essere indicata la categoria, la tipologia ed il raggruppamento dell'importo residuo.
Il numero di classificazioni delle spese collegate ad un unico pagamento è illimitato.
Se il set-up Smart Expense della azienda è impostato in modo tale da non richiedere dati aggiuntivi, a questo punto la spesa inserite viene salvata nello stato di bozza ed è pronta per essere associata ad un evento (opzionale) o ad una nota spese. Nel caso in cui il set-up aziendale è richiede di completare i dati , la procedure prosegue con la richiesta di informazioni aggiuntive.
Il passaggio successivo di inserimento della spesa è riferito alla indicazione dell'importo pagato ed è stato descritto nella sezione , a cui rimandiamo.
Anche in questo caso l'argomento è già stato trattato nella sezione . Vediamo in questo capitolo la particolarità del caso in cui un pagamento è riferito a più spese.
Per sapere di più in tema di classificazione delle spese rimandiamo al capitolo .
